Digitaliza tus gastos comerciales con Pay & Forget: adiós tickets perdidos, hola control total
¿Tu equipo comercial vuelve a la oficina con los bolsillos llenos de tickets arrugados de gasolina, comidas, parkings y taxis?
Si la gestión manual de gastos comerciales te suena a pesadilla recurrente, con hojas de Excel interminables, fotos borrosas y un montón de tiempo perdido… tranquilo/a, no eres el único y tiene solución.
Este proceso manual es un verdadero dolor de cabeza: lento, propenso a errores y una fuente constante de frustración tanto para tus comerciales como para tu departamento financiero.
Pero ¿y si pudieras convertir ese caos de papelitos en un flujo digital, automático y controlado? Te presentamos Pay & Forget, la solución de Cognitia Tech para revolucionar la gestión de gastos.
El calvario (y el coste) de gestionar los gastos comerciales a mano
Seamos sinceros. Pedirle a un comercial que ha estado todo el día en la calle cerrando ventas que dedique horas a recopilar, clasificar y justificar tickets es… poco eficiente, por decirlo suavemente.
Tickets perdidos y tiempo que se esfuma como por arte de magia
Los métodos manuales son un agujero negro para la productividad:
- Horas valiosas desperdiciadas: Capturar tickets, rellenar formularios, esperar aprobaciones… Es tiempo que tu equipo comercial no está dedicando a vender.
- Tickets que desaparecen: ¿Cuántos gastos no se registran porque el ticket se perdió, se mojó o simplemente se olvidó en un bolsillo? Dinero que se va.
- Procesos lentos y desorganizados: Falta de uniformidad, retrasos en los reembolsos… un caos que genera frustración interna.
Errores, falta de visibilidad y el «festival del justificante»
La intervención manual es una invitación a los problemas:
- Errores frecuentes: Datos mal introducidos, clasificaciones incorrectas… Inconsistencias que complican la contabilidad.
- Falta de visibilidad en tiempo real: ¿Cuánto se está gastando realmente? Sin datos centralizados y al momento, es imposible tener un control financiero real y tomar decisiones informadas.
- Conciliación bancaria tediosa: Cuadrar los gastos de tarjeta con los tickets reportados puede ser una tarea difícil y propensa a errores.
La solución: Pay & Forget, el mejor amigo de tu equipo comercial (y financiero)
Aquí es donde la tecnología entra en juego. Imagina una app en el móvil de tu comercial que captura, entiende y procesa cada gasto en segundos. Eso es Pay & Forget.
¿Qué hace exactamente Pay & Forget por ti?
Pay & Forget no es solo una app para hacer fotos a tickets. Es una plataforma completa que:
- Captura y lee tickets al instante: Tu comercial hace una foto al ticket con el móvil. ¡Listo! Nuestra tecnología, a través de modelos de computer vision, extrae automáticamente los datos clave: proveedor, fecha, importe… Una pantalla rápida de verificación permite confirmar o ajustar algo si fuera necesario.
- Clasifica los gastos de forma inteligente: ¿Gasolina? ¿Dieta? ¿Alojamiento? El sistema permite seleccionar el concepto y lo clasifica automáticamente como gasto o inversión, asociándolo a la cuenta contable correcta. ¡Incluso puedes configurar reglas personalizadas!
- Facilita la conciliación: Integra procesos para cuadrar fácilmente los gastos con las transacciones de las tarjetas de crédito de empresa.
- Genera historial y reportes claros: Todos los gastos organizados, con filtros y la posibilidad de generar informes detallados para un análisis financiero preciso y una visión clara del rendimiento.
- Se integra con tus sistemas: Conecta Pay & Forget de forma fluida con tu ERP o sistema contable (como SAGE) y tu CRM (como Dynamics), manteniendo toda la información actualizada en tiempo real.
- Envía notificaciones útiles: Alertas para tickets pendientes de clasificar o conciliar, asegurando que nada se quede en el limbo.
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Beneficios reales: más allá de digitalizar papelitos
Implementar Pay & Forget significa una transformación real para tu empresa:
Comerciales centrados en vender, no en administrar
Es el beneficio más evidente: liberas a tu equipo comercial de tareas administrativas tediosas y le permite centrarse en lo que de verdad tiene que hacer y se le da bien.
Precisión y control financiero: adiós errores y sorpresas
La automatización reduce drásticamente los errores manuales en la introducción y clasificación de datos. Tienes una visibilidad clara y en tiempo real de los gastos, facilitando la toma de decisiones y el control presupuestario.
Integración perfecta y datos unificados
La conexión con tu ERP y CRM asegura que la información fluya sin problemas, evitando duplicidades y facilitando la conciliación financiera general.
Cumplimiento y tranquilidad para todos
Un proceso digitalizado, transparente y con reglas claras facilita el cumplimiento de las políticas de gasto de la empresa y simplifica enormemente las auditorías.
Oportunidad única para que tu empresa sea más eficiente
Optimizar cada euro y cada minuto es crucial. Pay & Forget te ofrece la oportunidad de vivir un poco más tranquilo. ¿Cómo?:
- Reducir costes ocultos asociados a la gestión manual.
- Aumentar la productividad de tu equipo comercial.
- Mejorar el control financiero y la toma de decisiones.
- Modernizar tus procesos y diferenciarte.
Cognitia Tech, tu consultora tecnológica te ayuda a implementar esta transformación.
Nuestra metodología: cómo implementamos Pay & Forget en tu empresa
«Vale, me convence, ¿pero es complicado ponerlo en marcha?»
¡Para nada! En Cognitia Tech, seguimos un enfoque consultivo que pretende hacer todo el proceso lo más llevadero posible para tu empresa.
- Consultoría personalizada: entendemos tu proceso de gastos: Analizamos cómo gestionáis los gastos actualmente, qué tipos de gastos tenéis, qué sistemas usáis (ERP, CRM, tarjetas…), y cuáles son vuestros objetivos específicos de mejora.
- Diseño a medida: configuramos Pay & Forget para ti: Adaptamos y configuramos la herramienta a vuestras necesidades: categorías de gastos, reglas de clasificación, flujos de aprobación, integraciones necesarias… Creamos vuestra solución.
- Implementación y acompañamiento continuo: Integramos Pay & Forget en vuestro día a día, formamos a los usuarios (comerciales y administración) y os acompañamos para asegurar que le saquéis el máximo partido y optimicemos la solución a medida que surjan nuevas necesidades.
Contacta con nosotros: tu partner para la automatización
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