abril 25, 2025

DocuFlow

Automatiza tus facturas y documentos con DocuFlow: adiós papeleo, hola control administrativo

Imagina esta escena: montañas de facturas de proveedores, albaranes, pedidos y otros documentos llegando por email, otros que te llaman… y tu tarea es revisar cada uno, clasificarlos, picar los datos manualmente en el ERP y archivarlos. Un proceso lento, repetitivo y, seamos sinceros, una pérdida de tiempo bastante grande

La gestión manual de documentos administrativos es un cuello de botella clásico en muchas empresas: consume recursos, multiplica las posibilidades de error y retrasa todo, desde los pagos hasta la contabilidad. Pero tenemos buenas noticias: la automatización inteligente ha llegado para rescatarte. Te presentamos DocuFlow (nombre conceptual, podemos ajustarlo) basado en Microsoft PowerPlatform, la solución de Cognitia Tech para poner orden en tu flujo de documentación de proveedoresl.

La montaña rusa diaria de la gestión documental manual

Para el equipo administrativo, lidiar con el flujo constante de documentos puede ser agotador y frustrante. ¿Te identificas con estos problemas?

El caos de recibir, clasificar y picar datos sin parar

La realidad diaria de muchos departamentos de administración:

Tiempo perdido en tareas repetitivas: Abrir emails, descargar PDFs, identificar de qué proveedor es, qué tipo de documento, introducir fechas, importes, bases imponibles… ¡Horas y horas dedicadas a «picar» datos!

Clasificación manual propensa a errores: ¿Esto es una factura? ¿Un albarán? ¿A qué cuenta va? Clasificar manualmente cientos de documentos distintos aumenta el riesgo de archivarlos mal o asignarlos incorrectamente.

Información descentralizada y difícil de encontrar: Documentos en bandejas de entrada, carpetas físicas, diferentes unidades de red… Buscar un documento específico puede convertirse en una odisea.

Errores que cuestan caro y procesos que desesperan

La dependencia de procesos manuales tiene consecuencias directas:

Errores de transcripción: Un número mal tecleado en el ERP puede descuadrar la contabilidad, provocar pagos incorrectos o generar problemas fiscales.

Retrasos en pagos y gestión: Si el proceso de validación y registro de facturas es lento, se pueden perder descuentos por pronto pago o generar tensiones con proveedores.

Falta de visibilidad y control: Es difícil tener una visión clara del estado de las facturas pendientes, los pagos realizados o los flujos de aprobación si todo depende de procesos manuales.

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La solución: DocuFlow, tu centro de control documental inteligente

Una vez que se ha entrenado a la inteligencia artificial con determinados tipos documentos elegidos por ti, este los lee, entiende qué son, extrae la información clave y la vuelca directamente en tu ERP o sistema contable, todo de forma automática. Eso es DocuFlow.

¿Qué hace exactamente DocuFlow por tu administración?

DocuFlow es mucho más que un simple escáner o gestor de archivos. Es una plataforma inteligente que:

Recepciona y centraliza documentos: Configura buzones de correo o carpetas para que DocuFlow recoja automáticamente facturas y los documentos adjuntos para los que ha sido entrenado . ¡Adiós a descargarlos uno a uno!

Clasifica documentos con IA: Utiliza inteligencia artificial para identificar qué tipo de documento es (factura, albarán, pedido…) y de qué proveedor proviene, aplicando reglas de clasificación predefinidas o aprendiendo sobre la marcha.

Extrae datos clave automáticamente: Mediante tecnología de visión por computación e IA, lee el documento y extrae la información relevante: CIF/NIF del proveedor, número de factura, fechas, bases imponibles, totales, líneas de detalle…

Valida la información: Permite establecer flujos de validación para que una persona revise los datos extraídos antes de pasarlos al sistema final, asegurando la máxima fiabilidad.

Integra los datos en tu ERP/Sistema Contable: Vuelca automáticamente la información extraída y clasificada en tu sistema de gestión principal (SAP, SAGE, Dynamics), creando los asientos o registros correspondientes sin intervención manual.

Beneficios claros: más allá de ordenar facturas

Implementar DocuFlow en tu departamento administrativo supone una mejora radical:

Administración enfocada en valor, no en picar datos

Libera a tu equipo administrativo de las tareas más tediosas y repetitivas. Podrán dedicar su tiempo y talento a labores de mayor valor añadido: análisis financiero, control de gestión, optimización de procesos, atención a proveedores estratégicos…

Precisión y fiabilidad: adiós a los errores de transcripción

La extracción automática de datos minimiza drásticamente los errores humanos asociados a la entrada manual. ¡Datos más fiables significa una contabilidad más precisa.

Agilidad y visibilidad del flujo documental

Acelera todo el ciclo de vida de las facturas y documentos, desde la recepción hasta el pago o archivo. Además, proporciona una trazabilidad completa: sabes en qué estado está cada documento en todo momento.

Integración total con tu ERP y sistemas contables

Asegura que la información fluya de forma automática y consistente entre DocuFlow y tu sistema principal, eliminando la necesidad de doble introducción de datos y garantizando la coherencia de la información.

Oportunidad única para la eficiencia administrativa

Optimizar los procesos administrativos es una excelente oportunidad de optimizar tus procesos y mejorar la eficiencia de tu empresa. DocuFlow te permite:

Reducir drásticamente el tiempo y los costes de la gestión documental.

Minimizar errores y mejorar la fiabilidad de tus datos financieros.

Aumentar la productividad y la satisfacción de tu equipo administrativo.

Obtener una mayor visibilidad y control sobre tus flujos de trabajo.

Cognitia Tech, tu socio tecnológico, te ayuda a conseguirlo.

Nuestra metodología: cómo implementamos DocuFlow en tu empresa

«Implantar esto será un lío, más vale malo conocido…» ¡En absoluto! Con Cognitia Tech, el proceso es claro y adaptado a ti:

Consultoría personalizada: entendemos tu flujo documental: Analizamos qué tipos de documentos recibes, de dónde provienen, cómo los clasificas y procesas actualmente, qué información necesitas extraer y a qué sistemas (ERP, contabilidad) debe ir.

Diseño a medida: configuramos DocuFlow para tus documentos: Parametrizamos la herramienta según tus necesidades: definimos los tipos documentales, las reglas de clasificación y extracción, los flujos de validación y las integraciones específicas con tu software.

Implementación y acompañamiento continuo: Desplegamos la solución, la integramos con tus sistemas, formamos a tu equipo administrativo y te ofrecemos soporte continuo para optimizar su uso y adaptarlo a futuros cambios.

Contacta con nosotros: tu partner en automatización

¿Estás listo/a para decirle adiós a las montañas de papel y dar la bienvenida a la automatización inteligente en tu administración?